Farma · PharmOS · Trade

De inkoopronde zonder het Excel-werk

Klantorders inlezen en matchen op product en herkomst, de vraag verdelen over leveranciers in verschillende landen, bevestigd aanbod voorlopig verdelen en de orders klaarzetten voor jullie ERP. Het systeem adviseert; jullie beslissen.

> In ontwikkeling met een parallelhandelaar

Plan een gesprek over jullie inkoopronde

Een half uur. Neem de export van de vorige ronde mee.

Beslis je dit niet alleen? Stuur door naar trade of inkoop

Trade / Ronde 2026-11 / Order 4471 Voorbeeld

Orderregel

Apixaban 5 mg · 60 tabletten · 1200 gevraagd

Voorstel verdeling

DE Leverancier A 600 82%
PL Leverancier B 400 64%
CZ Leverancier C 200 91%

Leverancier B: inkoopprijs boven verkoopprijs bij deze herkomst.

Fictieve casus. Zo ziet het werk eruit als het klaarstaat.

Voor

Parallelimporteurs en handelsorganisaties

We spreken

Directie
Trade en inkoop
Wie de verdeling maakt

Waarom nu

Wie het eerst sourcet, wint

In een schaarse markt telt elke dag van de maandcyclus, en die dagen gaan nu op aan overtypen en verdelen.

Schaarste

Minder leveranciers per middel

Het aantal leveranciers per geneesmiddel liep terug van 3,3 in 2016 naar 2,6 in 2025. Je bestelt bij meerdere leveranciers in meerdere landen en krijgt van elk een deel.

Handwerk

De maandronde loopt door Excel

Orders komen binnen als Excel of PDF, de vraag wordt per land over leveranciers verdeeld en de bevestigingen komen terug in nog meer bestanden. Tegen de tijd dat alles klopt, is de eerste week voorbij.

Marge

Verlies zie je te laat

Ligt de inkoopprijs boven de verkoopprijs of is de vervaldatum te kort, dan wil je dat zien vóór je bestelt. In losse bestanden valt dat pas achteraf op.

Hoe het werkt

Van klantorder naar verdeelde voorraad

Een trade-laag naast jullie ERP. Het ERP blijft leidend voor goederenontvangst en voorraad.

Orders inlezen en matchen

Klantorders uit Excel, PDF of de mailbox, gematcht op product en land van herkomst. Wat eenmaal gematcht is, blijft gematcht; twijfelgevallen komen ter controle.

Sourcen over leveranciers en landen

De vraag verdeeld over leveranciers, met een advies op basis van wat elke leverancier eerder werkelijk leverde en hoe snel. Contractvolumes gaan eerst naar de contractdeal.

Bevestigd aanbod voorlopig verdelen

Wat leveranciers toezeggen, wordt vastgelegd en vast over de vraag verdeeld. Een waarschuwing bij verlies, zonder dat het systeem blokkeert of automatisch doorgaat.

Klaar voor het ERP

Inkoop- en verkooporders staan klaar om over te nemen. De werkelijke voorraad wordt daarna getoetst aan de voorlopige verdeling, op batchniveau.

Randvoorwaarden

Wat er niet verandert

Jullie werkwijze blijft van jullie. Het systeem neemt het overtypen en rekenen over.

Het ERP blijft leidend

Goederenontvangst en voorraad blijven in jullie ERP; de trade-laag leest mee en zet orders klaar.

Contractinkoop loopt door

Lijnen met een contract lopen door zoals nu. Inkoop krijgt er geen werk bij.

Traceerbaar per batch

Batches worden nooit samengevoegd; elke partij blijft herleidbaar tot leverancier en land.

Advies, geen automaat

Het systeem waarschuwt en adviseert. Wat er besteld en verdeeld wordt, beslissen jullie.

De eerste stap

Eén proces, zes weken, een vaste prijs

Je hoeft niet meteen een licentie te kiezen. Je begint met een werkproef op jullie eigen gegevens, en na zes weken weet je wat de module bij jullie oplevert.

Week 1 en 2: kiezen en meten

We kijken mee met het werk en leggen vast hoe het er nu voor staat: hoeveel uur het kost, wie het doet en hoe lang het duurt. Daarmee laten we na zes weken zwart-op-wit zien wat er veranderd is.

Week 3 tot 5: bouwen op jullie eigen gegevens

Je krijgt een werkende versie op jullie eigen documenten en historie, zodat je beoordeelt wat het met jullie materiaal doet. Een demo met voorbeeldgegevens zegt daarover niets.

Week 6: meten en beslissen

We doen dezelfde meting opnieuw en leggen de twee naast elkaar. Levert het op wat we dachten, dan gaat de module in gebruik. Zo niet, dan stopt het hier en weet je waarom.

Plan een gesprek over jullie inkoopronde

Veelgestelde vragen

Wat er meestal eerst gevraagd wordt

Nee. Het is een laag ernaast. Het ERP blijft leidend voor goederenontvangst en voorraad; de trade-laag leest mee en zet inkoop- en verkooporders klaar om over te nemen.

Ja. Orders en bevestigingen komen binnen zoals ze nu binnenkomen, als Excel, PDF of via de mailbox. Er hoeft aan de kant van klanten en leveranciers niets te veranderen.

Elke partij blijft herleidbaar tot leverancier, land en batch. Partijen worden nooit samengevoegd, ook niet als het om hetzelfde product gaat.

In Nederland, bij een Nederlandse partij, en ze worden nooit gebruikt om modellen te trainen. We leggen het vast in de verwerkersovereenkomst.

Hoe loopt jullie inkoopronde nu?

Eén of twee zinnen is genoeg: hoeveel orders per ronde, uit hoeveel landen. Je vraag komt rechtstreeks bij ons terecht en meestal antwoorden we binnen één werkdag.

Bel Joël

Liever direct een tijd prikken? Kies een moment in de agenda.

Andere modules voor farma

Magistrale en doorleverende bereiders